Окончание переходного периода использования ЭП сотрудников. Оформление МЧД

Уважаемые клиенты!

Напоминаем вам о том, что 31 августа 2024 г. завершается переходный период, в течение которого сотрудники, действующие от имени организаций по доверенности, могли не использовать машиночитаемые доверенности (МЧД), если у них были действующие сертификаты сотрудников юридических лиц.

С 1 сентября 2024 г. квалифицированные сертификаты юридических лиц, прекращают свое действие в силу закона (при этом отдельный отзыв сертификата со стороны УЦ законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 не предусмотрен), такие сотрудники должны перейти на использование сертификатов физических лиц и машиночитаемых доверенностей. Так как прежние сертификаты сотрудников организаций действительны только по 31.08.2024, то документы, подписанные такими сертификатами после этой даты, не будут иметь юридической силы.

Ответы на вопросы по использованию ЭП и МЧД

Что такое МЧД?

Наличие ЭП физлица еще не дает права работнику подписывать электронные документы от имени компании, полномочия необходимо подтвердить доверенностью. Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная ЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в контролирующие органы в формате XML. МЧД с 01.09.2023 г. используется в электронном обмене при подписании документов лицом, не имеющим право подписи без доверенности.

Какие сведения содержит МЧД?

МЧД по содержанию напоминает привычную доверенность и содержит следующие сведения:

• реквизиты юридического лица (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юр.адрес);
• сведения о лице, действующем от имени юридического лица без доверенности (должность, ФИО, ИНН, СНИЛС);
• сведения о представителе, которому выдается МЧД (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные);
• сведения об информсистеме, в которой выпущена МЧД;
• номер доверенности во внутренней системе учета в компании, дата и срок действия доверенности;
• полномочия с идентификаторами из классификатора полномочий.

Для целей таможенного декларирования МЧД содержит полномочия из классификатора полномочий ФТС России (FTS_10001, FTS_10002 и т.д.) и имеет особую структуру.

Кто имеет право выдать МЧД, есть ли ограничения по количеству выдаваемых МЧД?

Сформировать МЧД и подписать ее электронной подписью может ИП или руководитель организации — лицо, имеющее право подписи документов от имени организации без доверенности (например, генеральный директор). Количество электронных доверенностей, которые может оформить компания или ИП, закон не ограничивает. Причем не только сотрудники могут получить МЧД: закон разрешает выдать ее физлицу, который не является сотрудником.

На какой срок выпускается МЧД?

Срок доверенности может быть любым — максимальных и минимальных ограничений нет. Если срок дополнительно не указан, по умолчанию доверенность действует 1 год.

Привязана ли МЧД к сертификату ЭП физлица?

Если в вашей доверенности не указывается конкретный номер сертификата ЭП физлица, то МЧД не привязана к сертификату, и ее можно использовать с любым сертификатом ЭП этого физлица. При перевыпуске сертификата заново регистрировать МЧД не нужно, если срок действия ранее выданной МЧД не истек.

Как оформить МЧД для ФТС?

Способ 1. Если руководитель с ЭП организации может подписать МЧД с рабочего места декларанта из программы «Альта-ГТД». Инструкция по регистрации МЧД из программы «Альта-ГТД» >>

Способ 2. Если руководитель с ЭП организации находится удаленно и может подписать МЧД только с сайта alta.ru/m4d (из браузера).
1. Заполнение, подписание и регистрация МЧД: из Личного кабинета с сайта alta.ru>>
2. Загрузка и настройка готовой МЧД в программе «Альта-ГТД»>>

Где хранится МЧД для работы с ФТС?

МЧД для работы с ФТС, как правило, регистрируются на серверах в ФТС России и в дальнейшем хранятся в распределенном реестре ФНС России. У зарегистрированной доверенности появляется индивидуальный идентификатор (GIUD) вида XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX. Также МЧД можно скачать (в виде архива с файлом XML и файлом SIG) к себе на ПК для дальнейшей загрузки в другие системы.

Если физлицо является сотрудником от нескольких организаций (работа по совместительству)?

Достаточно получить одну ЭП физлица, которая будет использоваться сразу по нескольким организациям, с приложением МЧД от каждой организации.

Если у нас используется только ЭП директора организации?

При подписании электронных документов ЭП руководителя организации / индивидуального предпринимателя (выпущенной УЦ ФНС России) порядок работы с 01.09.2024 не меняется, в перевыпуске ЭП нет необходимости. МЧД на руководителя/ИП не оформляется.

Как отличить ЭП сотрудника от ЭП физического лица?

Проверить, какой сейчас используется сертификат ЭП — сотрудника организации или физлица — можно через программу КриптоПро CSP:

• вставить USB-носитель с сертификатом в порт компьютера;
• в программе КриптоПро CSP перейти во вкладку Сервис -> Просмотреть сертификаты в контейнере -> кнопка <Обзор>;
• в открывшемся списке ключевых контейнеров выбрать контейнер с сертификатом;
• если в поле «Субъект» содержится ИНН ЮЛ (юридического лица) — то этот сертификат на сотрудника организации, и он в силу закона прекратит действие с 01.09.2024 г., необходимо выпустить новый;
• если в поле «Субъект» содержатся только персональные данные физического лица — то это сертификат физлица.

Таким образом, сертификаты для ЭП физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников: в них нет сведений  об организации или ИП, и такой подписью сотрудник может подписывать как документы работодателя, так и свои личные документы.

Какая ЭП физлица подойдет для работы с ФТС?

Подойдет усиленный квалифицированный сертификат электронной подписи физлица, выпущенный в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре по тарифу с расширением «Альта-Софт». Если этого расширения в составе сертификата нет, нужно платно зарегистрировать такой сертификат в системе «Альта-Софт» (1200 руб.), для этого направить электронное письмо с запросом счета на ed@alta.ru и выгруженным открытым ключом вашего нового сертификата (файл формата .cer). После оплаты счета в ответ направить п/п об оплате, регистрация ЭП происходит в течение дня. vxl

Как с 01.09.2024 г. работать сотруднику в Личном кабинете ФТС?

Работа сотрудника в Личном кабинете ФТС также потребует ЭП физлица и МЧД. При первой авторизации потребуется заполнить профиль физического лица и подтвердить вход в личный кабинет через Госуслуги. Подробнее в справочных материалах на сайте edata.customs.ru >>